El Asistente de Admisión permite al encargado realizar varias tareas clave relacionadas con la inscripción y la facturación de nuevos estudiantes y sus familias. Estas tareas pueden también realizarse de manera independiente en otras secciones del sistema, pero el asistente centraliza las funciones para mayor comodidad.

Paso 1: Registro de un Estudiante

Para realizar el registro de forma correcta, siga estos pasos:

1. Captura de Datos: Complete la información requerida en el formulario. Las casillas marcadas con una estrella roja son obligatorias, y el sistema no permitirá continuar si faltan. En la casilla Imagen, puede agregar una fotografía del estudiante.
2. Correo Electrónico y Contraseña: Si es necesario, ingrese un correo electrónico para el estudiante y genere una contraseña que le permitirá acceder al portal de estudiantes.
3. Adjuntar Documentos: Al final del formulario, puede adjuntar documentos adicionales, como la boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, etc.
4. Agregar Hermanos: Si el estudiante tiene hermanos en la institución, use el botón Agregar otro estudiante para registrarlos.
5. Haga clic en Continuar para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 2: Registro de Padres

Para completar el registro de los padres, siga estos pasos:

1. Captura de Datos: Igual que en el registro del estudiante, complete la información obligatoria (marcada con una estrella roja). También puede agregar una fotografía, un teléfono de emergencia adicional y una dirección de correo.
2. Vinculación con el Estudiante: En la sección Estudiante, vincula la información del padre con la del estudiante. Esta vinculación normalmente se realiza de forma automática, pero debe verificarse.
3. Correo Electrónico y Contraseña: Ingrese un correo electrónico para el padre y genere una contraseña para acceder al portal de padres.
4. Haga clic en Continuar para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 3: Elaborar Factura Regular de la Familia

Para elaborar la factura regular, siga estos pasos:

1. Información Inicial: El sistema llenará automáticamente los datos básicos de la factura con la información ingresada en los pasos anteriores. Debe agregar los Términos de pago, que varían según las políticas de la institución.
2. Completar Factura:
   • Seleccione al estudiante.
   • Indique la fecha de inicio del cobro.
   • Agregue el ítem de la factura y, si es sujeto a impuestos, agréguelo.
     
   • Haga clic en Agregar para desplegar la información seleccionada. Puede agregar más ítems si es necesario.
3. Descuentos y Notas: Si hay descuentos aplicables, selecciónelos en Descuentos.  También puede agregar notas adicionales en el campo Notas.
   
4. Finalización: Después de verificar que toda la información es correcta, haga clic en Continuar para avanzar al último paso.
   

Paso 4: Elaborar Factura Recurrente

Para elaborar una factura recurrente, siga estos pasos:

1. Información Inicial: Revise y verifique que la información que ingresa de forma automática es correcta.
   
2. Indique las fechas en Empezar y Terminar para definir el periodo de emisión de la factura.
   
3. En Repetir cada, seleccione la frecuencia con la que el sistema debe generar la factura.
   
4. Elija los Términos de pago para establecer la Fecha de vencimiento y el Estatus.
   
5. Defina la moneda en la opción Moneda y ajuste el Día de pago.
   
6. Seleccione al estudiante y verifique el nivel.
   
7. Escoja el o los artículos a facturar.
   
8. Seleccione los impuestos, de ser necesario.
   
9. Finalmente, por cada artículo, dé clic en Agregar, para que se vincule con la factura.
   
10. Si lo requiere, se pueden agregar Descuentos.
    
11. Una vez se haya completado la información, su factura esta lista.
    
12. Al pie el sistema le permite agregar una Nota.
    

El Asistente de Admisión facilita la centralización de procesos clave de inscripción y facturación en CollegeOne. Desde esta pantalla, puede registrar estudiantes y familias, además de elaborar facturas regulares y recurrentes, asegurando que todos los pasos necesarios estén correctamente completados para una gestión administrativa eficiente.