El "Asistente de Admisión" permite al encargado realizar varias tareas clave relacionadas con la inscripción y la facturación de nuevos estudiantes y sus familias. Estas tareas pueden también realizarse de manera independiente en otras secciones del sistema, pero el asistente centraliza las funciones para mayor comodidad.
Paso 1: Registro de un Estudiante
Para realizar el registro de forma correcta, sigue estos pasos:
- Captura de Datos: Completa la información requerida en el formulario. Las casillas marcadas con una estrella roja son obligatorias, y el sistema no permitirá continuar si faltan. En la casilla "Picture," puedes agregar una fotografía del estudiante.
- Correo Electrónico y Contraseña: Si es necesario, ingresa un correo electrónico para el estudiante y genera una contraseña que le permitirá acceder al portal de estudiantes.
- Adjuntar Documentos: Al final del formulario, puedes adjuntar documentos adicionales, como la boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, etc.
- Agregar Hermanos: Si el estudiante tiene hermanos en la institución, usa el botón "Add another student" para registrarlos.
- Haz clic en "Continuar" para avanzar al siguiente paso.
Paso 2: Registro de Padres
Para completar el registro de los padres, sigue estos pasos:
- Captura de Datos: Igual que en el registro del estudiante, completa la información obligatoria (marcada con una estrella roja). También puedes agregar una fotografía, un teléfono de emergencia adicional y una dirección de correo.
- Vinculación con el Estudiante: En la sección "Student," vincula la información del padre con la del estudiante. Esta vinculación normalmente se realiza de forma automática, pero debe verificarse.
- Correo Electrónico y Contraseña: Ingresa un correo electrónico para el padre y genera una contraseña para acceder al portal de padres.
- Haz clic en "Continue" para avanzar al siguiente paso.
Paso 3: Elaborar Factura Regular de la Familia
Para elaborar la factura regular, sigue estos pasos:
- Información Inicial: El sistema llenará automáticamente los datos básicos de la factura con la información ingresada en los pasos anteriores. Debes agregar los "Payment Terms," que varían según las políticas de la institución.
- Completar Factura:
- Selecciona al estudiante.
- Indica la fecha de inicio del cobro.
- Agrega el ítem de la factura y, si es sujeto a impuestos, agrega el porcentaje de "Tax."
- Haz clic en "Add" para desplegar la información seleccionada. Puedes agregar más ítems si es necesario.
- Descuentos y Notas: Si hay descuentos aplicables, selecciónalos en el bloque "Discounts." También puedes agregar notas adicionales en el campo "Notes."
- Finalización: Después de verificar que toda la información es correcta, haz clic en "Continue" para avanzar al último paso.
Paso 4: Elaborar Factura Recurrente
Para elaborar una factura recurrente, sigue estos pasos:
- Información Inicial: Revisa y verifica que la información automática (Family, Students) es correcta. Luego:
- Indica las fechas en "Start On" y "Ends On" para definir el periodo de emisión de la factura.
- En "Repeat Every," selecciona la frecuencia con la que el sistema debe generar una nueva factura automáticamente.
- Elige los "Payment Terms" para establecer el "Due Date" y el "Status."
- Define la moneda en "Currency" y ajusta el "Payment Day."
- Completar Factura:
- Selecciona al estudiante y verifica su nivel.
- Escoge el ítem a facturar (puedes seleccionar varios).
- Agrega impuestos si es necesario.
- Haz clic en "Add" para agregar el ítem a la factura.
- Si hay descuentos aplicables, agrégalos también.
- Montos Desglosados: A la derecha de la pantalla verás los montos desglosados según la información ingresada.
- Notas: Puedes agregar notas adicionales en el campo "Notes."
El "Asistente de Admisión" facilita la centralización de procesos clave de inscripción y facturación en CollegeOne. Desde esta pantalla, puedes registrar estudiantes y familias, además de elaborar facturas regulares y recurrentes, asegurando que todos los pasos necesarios estén correctamente completados para una gestión administrativa eficiente.