El "Asistente de Admisión" permite al encargado realizar varias tareas clave relacionadas con la inscripción y la facturación de nuevos estudiantes y sus familias. Estas tareas pueden también realizarse de manera independiente en otras secciones del sistema, pero el asistente centraliza las funciones para mayor comodidad.

Paso 1: Registro de un Estudiante

Para realizar el registro de forma correcta, sigue estos pasos:

1. Captura de Datos: Completa la información requerida en el formulario. Las casillas marcadas con una estrella roja son obligatorias, y el sistema no permitirá continuar si faltan. En la casilla "Picture," puedes agregar una fotografía del estudiante.
2. Correo Electrónico y Contraseña: Si es necesario, ingresa un correo electrónico para el estudiante y genera una contraseña que le permitirá acceder al portal de estudiantes.
3. Adjuntar Documentos: Al final del formulario, puedes adjuntar documentos adicionales, como la boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, etc.
4. Agregar Hermanos: Si el estudiante tiene hermanos en la institución, usa el botón "Add another student" para registrarlos.
5. Haz clic en "Continuar" para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 2: Registro de Padres

Para completar el registro de los padres, sigue estos pasos:

1. Captura de Datos: Igual que en el registro del estudiante, completa la información obligatoria (marcada con una estrella roja). También puedes agregar una fotografía, un teléfono de emergencia adicional y una dirección de correo.
2. Vinculación con el Estudiante: En la sección "Student," vincula la información del padre con la del estudiante. Esta vinculación normalmente se realiza de forma automática, pero debe verificarse.
3. Correo Electrónico y Contraseña: Ingresa un correo electrónico para el padre y genera una contraseña para acceder al portal de padres.
4. Haz clic en "Continue" para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 3: Elaborar Factura Regular de la Familia

Para elaborar la factura regular, sigue estos pasos:

1. Información Inicial: El sistema llenará automáticamente los datos básicos de la factura con la información ingresada en los pasos anteriores. Debes agregar los "Payment Terms," que varían según las políticas de la institución.
2. Completar Factura:
   • Selecciona al estudiante.
   • Indica la fecha de inicio del cobro.
   • Agrega el ítem de la factura y, si es sujeto a impuestos, agrega el porcentaje de "Tax."
   • Haz clic en "Add" para desplegar la información seleccionada. Puedes agregar más ítems si es necesario.
3. Descuentos y Notas: Si hay descuentos aplicables, selecciónalos en el bloque "Discounts." También puedes agregar notas adicionales en el campo "Notes."
4. Finalización: Después de verificar que toda la información es correcta, haz clic en "Continue" para avanzar al último paso.
   

Paso 4: Elaborar Factura Recurrente

Para elaborar una factura recurrente, sigue estos pasos:

1. Información Inicial: Revisa y verifica que la información automática (Family, Students) es correcta. Luego:
   • Indica las fechas en "Start On" y "Ends On" para definir el periodo de emisión de la factura.
   • En "Repeat Every," selecciona la frecuencia con la que el sistema debe generar una nueva factura automáticamente.
   • Elige los "Payment Terms" para establecer el "Due Date" y el "Status."
   • Define la moneda en "Currency" y ajusta el "Payment Day."
2. Completar Factura:
   • Selecciona al estudiante y verifica su nivel.
   • Escoge el ítem a facturar (puedes seleccionar varios).
   • Agrega impuestos si es necesario.
   • Haz clic en "Add" para agregar el ítem a la factura.
   • Si hay descuentos aplicables, agrégalos también.
3. Montos Desglosados: A la derecha de la pantalla verás los montos desglosados según la información ingresada.
4. Notas: Puedes agregar notas adicionales en el campo "Notes."
   

El "Asistente de Admisión" facilita la centralización de procesos clave de inscripción y facturación en CollegeOne. Desde esta pantalla, puedes registrar estudiantes y familias, además de elaborar facturas regulares y recurrentes, asegurando que todos los pasos necesarios estén correctamente completados para una gestión administrativa eficiente.