El "Asistente de Admisión" permite al encargado realizar varias tareas clave relacionadas con la inscripción y la facturación de nuevos estudiantes y sus familias. Estas tareas pueden también realizarse de manera independiente en otras secciones del sistema, pero el asistente centraliza las funciones para mayor comodidad.

Paso 1: Registro de un Estudiante

Para realizar el registro de forma correcta, siga estos pasos:

1. Captura de Datos: Complete la información requerida en el formulario. Las casillas marcadas con una estrella roja son obligatorias, y el sistema no permitirá continuar si faltan. En la casilla "Picture," puede agregar una fotografía del estudiante.
2. Correo Electrónico y Contraseña: Si es necesario, ingrese un correo electrónico para el estudiante y genere una contraseña que le permitirá acceder al portal de estudiantes.
3. Adjuntar Documentos: Al final del formulario, puede adjuntar documentos adicionales, como la boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, etc.
4. Agregar Hermanos: Si el estudiante tiene hermanos en la institución, use el botón "Add another student" para registrarlos.
5. Haga clic en "Continuar" para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 2: Registro de Padres

Para completar el registro de los padres, siga estos pasos:

1. Captura de Datos: Igual que en el registro del estudiante, complete la información obligatoria (marcada con una estrella roja). También puede agregar una fotografía, un teléfono de emergencia adicional y una dirección de correo.
2. Vinculación con el Estudiante: En la sección "Student," vincula la información del padre con la del estudiante. Esta vinculación normalmente se realiza de forma automática, pero debe verificarse.
3. Correo Electrónico y Contraseña: Ingrese un correo electrónico para el padre y genere una contraseña para acceder al portal de padres.
4. Haga clic en "Continue" para avanzar al siguiente paso.
   

Paso 3: Elaborar Factura Regular de la Familia

Para elaborar la factura regular, siga estos pasos:

1. Información Inicial: El sistema llenará automáticamente los datos básicos de la factura con la información ingresada en los pasos anteriores. Debe agregar los "Payment Terms," que varían según las políticas de la institución.
2. Completar Factura:
   • Seleccione al estudiante.
   • Indique la fecha de inicio del cobro.
   • Agregue el ítem de la factura y, si es sujeto a impuestos, agregue el porcentaje de "Tax."
   • Haga clic en "Add" para desplegar la información seleccionada. Puede agregar más ítems si es necesario.
3. Descuentos y Notas: Si hay descuentos aplicables, selecciónelos en el bloque "Discounts." También puede agregar notas adicionales en el campo "Notes."
4. Finalización: Después de verificar que toda la información es correcta, haga clic en "Continue" para avanzar al último paso.
   

Paso 4: Elaborar Factura Recurrente

Para elaborar una factura recurrente, siga estos pasos:

1. Información Inicial: Revise y verifique que la información automática (Family, Students) es correcta. Luego:
   • Indique las fechas en "Start On" y "Ends On" para definir el periodo de emisión de la factura.
   • En "Repeat Every," seleccione la frecuencia con la que el sistema debe generar una nueva factura automáticamente.
   • Elija los "Payment Terms" para establecer el "Due Date" y el "Status."
   • Defina la moneda en "Currency" y ajuste el "Payment Day."
2. Completar Factura:
   • Seleccione al estudiante y verifique su nivel.
   • Escoja el ítem a facturar (puede seleccionar varios).
   • Agregue impuestos si es necesario.
   • Haga clic en "Add" para agregar el ítem a la factura.
   • Si hay descuentos aplicables, agréguelos también.
3. Montos Desglosados: A la derecha de la pantalla verá los montos desglosados según la información ingresada.
4. Notas: Puede agregar notas adicionales en el campo "Notes."
   

El "Asistente de Admisión" facilita la centralización de procesos clave de inscripción y facturación en CollegeOne. Desde esta pantalla, puedes registrar estudiantes y familias, además de elaborar facturas regulares y recurrentes, asegurando que todos los pasos necesarios estén correctamente completados para una gestión administrativa eficiente.