Factura
Esta funcionalidad le permite al asistente administrativo crear las facturas regulares de la institución
- En la pantalla superior podremos visualizar los totales de las facturas regulares que nos han pagado, que están pendientes de pago, parcialmente pagadas, así como las reembolsadas, en monto y porcentaje.
- Posteriormente debajo de estas cifras encontraran un botón azul con el nombre de New Family Invoice el cual vamos a acceder para revisar cómo se genera una nueva factura regular (invoice).
- Los primeros botones que se muestran en la parte superior derecha nos sirven: El azul Save para guardar nuestra factura una vez que hayamos finalizado la captura, Save ando Close para guardar y cerrar la pantalla o Cancel para cerrar nuestra pantalla y no guardar nada.
- Para iniciar con la captura primero debemos seleccionar la familia colocando el cursor en el campo para que nos despliegue el listado de familias registradas en el colegio.
- Se debe seleccionar los días en el campo Payments terms
- Se seleccionará al estudiante en caso de que despliegue más de un estudiante asociado a esa familia en el campo de Student.
- Se captura la fecha a partir del momento en que el colegio decida que inicien a correr los días de cobro de la factura.
- Una vez registradas la direcciones correspondientes, procederíamos con la captura de los items a considerar en la factura.
- Primeramente seleccionaremos al estudiante dentro de la familia que vamos a considerar para la facturación
- De igual forma el ítem que agregaremos para cobro en nuestra factura
- Posteriormente dependiendo del ítem seleccionado chequearemos si es sujeto a impuestos o no en el campo de Tax y presionaremos el botón azul llamado Add para que despliegue la captura realizada en nuestra factura. Si se requiere agregar más items volvemos a repetir los mismos pasos anteriormente descritos.
- El siguiente bloque corresponde a los posibles descuentos que puedan aplicar dentro de una factura (previamente precargados por la Institución), por lo que únicamente se deberá seleccionar en el apartado del Discounts los conceptos necesarios y oprimir el botón azul llamado Add para que despliegue los conceptos capturados en la factura, como se muestra en la imagen inferior.
- Es importante señalar que dichos descuentos pueden ser considerados como % de descuento o capturar directamente el monto del descuento, una vez seleccionando el pequeño recuadro en blanco llamado % Discount.
- Posteriormente se tendrá la posibilidad de capturar un texto descriptivo si fuera necesario en el apartado llamado Notas
- Como paso final una vez que hayamos confirmado que los datos capturados son correctos oprimiremos cualquiera de los 3 botones que se encuentran en la parte inferior izquierda, según corresponda. Es importante señalar que cuando seleccionamos la opción de Save el sistema nos traerá esta pantalla con las siguientes opciones:
- Imprimir la factura, si seleccionamos esta opción nos desplegará la siguiente pantalla, donde podremos imprimir o descargar nuestra factura.
- Al seleccionar la opción de pagos nos remitirá a la siguiente pantalla donde podremos aplicar un pago de forma inmediata para esa factura, desplegándose la siguiente pantalla para ejecutarlo.
- En este pantalla nos trae por sistema los datos de la factura a la que deseamos aplicarle el pago, como primera acción debemos elegir a la familia o estudiante a quien aplicaremos el pago,
- Elegir la forma de pago abriendo la pestaña para seleccionar las opciones
- Cuando seleccionamos la opción de Cash, posteriormente decidiremos: si el pago será por la totalidad del valor de la factura únicamente procederemos con oprimir OK que es el botón verde inferior y el pago quedará aplicado, si es un pago menor, modificarnos el importe a pagar y posteriormente oprimiremos el botón de OK
- Ahora seleccionaremos la opción de Check, es decir; pagar con un cheque bancario, por lo que se desplegará un campo donde tenemos opción de ingresar el número de cheque para control de la operación, una vez capturado decidimos si el pago será parcial o total, en caso de ser parcial modificaremos el importe con el monto a pagar y oprimiremos el botón de OK.
- Posteriormente nos desplegará un recuadro con el detalle de la transacción que queremos ejecutar y seleccionaremos el botón de Pay Now para aplicar el pago o cancelar si queremos abortar la transacción, en este caso escogeremos la primera opción.
- Y nos traerá el siguiente recuadro
- Indicando el monto del pago que acaba de ser aplicado a la factura así como dos botones azules, uno para que nos despliegue el recibo
- Con la opción de guardarlo para enviarlo por mail, imprimirlo según sea el caso; o seleccionamos el botón de OK para salir de esa pantalla y continuar con otro pago.
- Ahora revisaremos como debemos aplicar un pago con una transferencia bancaria, para lo cual seleccionaremos la opción Account Bank y posteriormente daremos OK con el botón verde.
- Al hacerlo nos desplegará una pantalla donde primeramente al abrir la pestaña de Account Type debemos seleccionar el tipo de cuenta y después debemos ingresar la información de las cuentas de origen y procedencia para poder realizar la transferencia, posteriormente daremos OK.
- Nos desplegará un recuadro donde podremos visualizar el detalle de la transacción a ejecutar con dos botones, uno para confirmar la transacción con OK y el otro para imprimir el recibo con el botón de Receipt.
- Trabajaremos ahora con la opción del pago con Credit Card, validamos si el monto del pago será total o parcial y presionaremos la opción de OK .
- Para lo cual nos desplegará el siguiente recuadro donde deberemos ingresar todos los datos de la tarjeta que se utilizará para ejercer el pago correspondiente y al termino oprimiremos el botón azul llamado Submit para que se realice la transacción.
Es importante señalar que tanto para pagos realizados con cheque como con tarjeta de crédito, el sistema se encarga de realizar las transacciones interbancarias sin necesidad de auxiliarse de algún dispositivo o sistema alterno.
- El resto de las opciones como:
- Credit.- Cuando se quiere aplicar un crédito al pago por algún concepto propio del colegio
- Student Grant- Garantía o descuento específico para el estudiante
- Offline Credit Card. Pago con tarjeta de Crédito a través de un dispositivo externo al sistema, únicamente el sistema aplicará el monto del pago a la factura pero la transacción interbancaria no la realizaría.
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