Factura
En el encabezamiento de esta funcionalidad vemos un gráfico que nos muestra los montos de las facturas pagadas, pendientes de pago, parcialmente pagadas y las reintegradas, esta información se actualiza cada vez que ingresamos pagos en el sistema.
Además, en esta pantalla podemos consultar facturas que han sido ingresadas al sistema y podemos crear una factura nueva.
- Nueva factura familiar: En la parte inicial de la factura debemos ingresar todos los datos de la familia a la cual vamos a facturar, establecemos el Término de pago, luego de forma automática el sistema establece Vencimiento, Estatus, Moneda, Fecha, Direcciones y debemos indicar la cuenta contable en la que queremos registrarla.
- En la segunda parte del formulario, completamos la información solicitada. Estudiante, Nombre del artículo a facturar, si tuviera impuestos y damos clic en el cuadro azul Añadir y se nos despliega en la línea de abajo, en una misma factura podemos ingresar la cantidad de artículos que requerimos según sea el caso. Luego en descuentos, podemos aplicar un descuento a la factura y lo agregamos con añadir. Podemos crear una Plantilla para poder utilizarla en las demás facturas que creamos.
- Una vez creada la nueva factura, el sistema nos regresa a la página inicial, donde procedemos con el pago de la factura. En el encabezado de este recuadro podemos ver todos los detalles que nos muestra de la factura, nombre, fechas, balance, y el estado de las facturas. Cuando vemos la factura en estado Pending, ingresamos al cuadrito azul Actions, donde nos despliega todas las opciones que podemos aplicar a las facturas, como editarlas, ver detalles y otras que analizaremos una a una.
Editar; esta funcionalidad nos permite hacer todas las correcciones necesarias en una factura, como agregar o quitar un ítem adicional, o un descuento, para lo cual debemos realizar el proceso antes descrito, luego damos clic en Guardar y la factura se modifica.
Detalles: cuando damos clic en esta opción, el sistema abre una ventana donde nos muestra la factura con la configuración propia de la institución (logo, teléfono, dirección) y desde aquí podemos descargar la factura para enviarla por correo electrónico al padre de familia o imprimirla para archivar en caso de ser necesario.
Realizar pago: En esta opción procedemos con el registro de pago de la factura, cuando damos clic nos despliega una ventana donde podemos registrar el pago de la factura que hemos escogido. Nos indica el nombre de la familia, el método de pago, fecha, y del lado derecho chequeamos la factura a la cual queremos aplicar el pago y damos Ok. El proceso de pago con cada uno de los métodos lo explicaremos más adelante. Es importante tener claro que, los pagos en el sistema se realiza a cada factura, una por una.
Estado de cuenta: en esta funcionalidad podemos hacer un revisión detallada del Estado de cuenta de una familia específica Al dar clic nos despliega un cuadro donde indicamos un periodo de tiempo y en el cuadrito azul Generar Reporte
- Y en la ventana que se despliega podemos ver el reporte de contable de la familia, el cual podremos descargar para enviar por correo electrónico o imprimir para entregarlo
Cancelar y Eliminar: son las dos funciones finales de esta ventana donde podremos eliminar o cancelar la factura.
Related Articles
Factura
En esta funcionalidad de Ventas el contable podrá acceder las facturas que se han generado para los padres en el sistema. - En la gráfica superior podemos ver el detalle de los pagado y adeudado por las familias de la institución. En el botón de Año ...Factura
Esta funcionalidad le permite al asistente administrativo crear las facturas regulares de la institución - En la pantalla superior podremos visualizar los totales de las facturas regulares que nos han pagado, que están pendientes de pago, ...Factura Recurrente
En esta funcionalidad nos permite visualizar y crear facturas recurrentes para los papás que se encuentran activos para el año escolar en la institución. Nueva factura recurrente: nos abre un formulario donde podemos configurar todos los detalles de ...Factura Recurrente
Con esta funcionalidad podremos realizar facturas recurrentes para familias, lo que nos permitirá automatizar los procesos de elaboración de facturas periódicas durante un tramo de tiempo determinado. - En esta pantalla se muestra un recuadro azul ...¿Cómo transferir el pago de una factura a otra?
En ciertas ocasiones, puede darse la situación en la que un pago esté aplicado a una factura incorrecta. En la sección "Payment", es posible realizar la transferencia de dicho pago. Es importante tomar en cuenta que, si los montos no coinciden, esto ...