La funcionalidad de Ajustes Contabilidad en CollegeOne permite al director de la institución gestionar todos los aspectos relacionados con las cuentas contables y los elementos financieros. Esta configuración es esencial para asegurar un manejo adecuado de las finanzas y la contabilidad dentro de la plataforma.

Paso 1: Configuración de Categorías de Ingresos

• Ingreso de Categorías: En esta sección se introduce primero el nombre para la categoría de ingresos y haga clic en el botón verde de OK para guardar el registro. El nuevo registro aparecerá en el bloque derecho, donde podrá editar o eliminar el registro usando los botones Editar y Eliminar, según sea necesario.
  

Paso 2: Configuración de Categorías de Gastos

• Ingreso de Categorías de Gastos: De manera similar, en categoría de gastos, ingrese el nombre para la categoría de gastos y haga clic en OK para guardar el registro. El nuevo registro aparecerá en el bloque derecho, donde podrás editar o eliminarlo con los botones Editar y Eliminar.
  

Paso 3: Registro de Términos de Pago

• Definición de Términos de pagos: En la sección de Términos de pago, captura el número de días que la institución definirá para el pago de facturas. Haga clic en el botón verde de Ok para guardar el registro. El término de pago se mostrará en el bloque derecho, donde podrá editar o eliminarlo con los botones correspondientes.
  

Paso 4: Configuración de Impuestos

• Ingreso de Impuestos: En la sección de Impuestos, ingrese los impuestos que se utilizarán para los importes y cuentas contables. Haga clic en Ok para guardar el registro. El impuesto se visualizará en el bloque derecho, y podrá editar o eliminarlo según sea necesario.
  

Paso 5: Configuración de Tarifas

• Registro de Tarifas: Estas tarifas corresponden al cargo por mora que se configura para que se genere de forma automática en las facturas que se colocan en condición Vencida dentro de la plataforma, por el plazo que la institución define para el pago de estas facturas.
  
• Cargo por mora 1: Es la configuración regular según la fecha de vencimiento de la factura.
  
• Cargo por mora 2: Permite establecer otras condiciones para se coloque un segundo cargo por mora, según las indicaciones realizadas por la institución.
  

Paso 6: Configuración de Tarifas de Pago

• Cobro Adicional por Métodos de Pago: En Tarifas de pago, configura cargos adicionales o por conveniencia que establece la institución educativa para pagos con tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Introduce un título, decide si el cobro será por porcentaje o monto, coloca un valor e indica si aplicará a tarjeta de crédito o cuenta bancaria. Haga clic en Ok para guardar el registro, que aparecerá en el bloque derecho con opciones para editar o eliminar.
  

Paso 7: Registro de Artículos

• Ingreso de artículos para Facturas: En Artículos, registra los diferentes artículos que se utilizarán para generar la facturación de la institución. Complete los datos requeridos, incluyendo categoría, grados, cuentas contables, y tarifas.  Active los botones Cuota de mensualidad o Cuota de matrícula si desea aplicar la tarifa a todas las facturas regulares. Seleccione si los criterios aplican para facturas o estudiantes. Haga clic en Ok para guardar el registro.
  

Paso 8: Configuración de Descuentos

• Registro de Descuentos: En Descuentos, ingrese los datos requeridos para los descuentos aplicados a las facturas. Haga clic en Ok para guardar el registro, que se mostrará en el bloque derecho con opciones para editar o eliminar.
  

Paso 9: Configuración de Impresión de Cheques

• Datos Bancarios: En Imprimir cheque, configura los datos bancarios para la impresión de cheques. Haga clic en el botón azul Nuevo para ingresar los datos requeridos para generar un nuevo cheque.
  

Paso 10: Gestión del Portal de Padres

• Configuración de Suspensión del Portal: En Administrador del Portal Parental, configura cómo se suspenderá el portal de padres. Puede optar por la opción predeterminada, que suspende el portal según la fecha de vencimiento de la factura, o seleccionar Por días después de la fecha de vencimiento para establecer un período específico para la suspensión.
  

La funcionalidad de Ajustes Contabilidad en CollegeOne proporciona un control integral sobre las configuraciones contables y financieras de la institución. A través de esta herramienta, el director puede gestionar categorías de ingresos y gastos, términos de pago, impuestos, tarifas, y otros aspectos cruciales para una contabilidad efectiva y personalizada.

https://vimeo.com/954530003?share=copy - Segundo cargo por mora